Fichaje obligatorio y registro horario en 2026: qué exige la ley

Fichaje obligatorio y registro horario en 2026: qué exige la ley

02 Nov, 2026 Inicio , Actualidad y Normativa , Seguridad para Negocios , Control de Accesos y Presencia

Registro de jornada · Artículo 34.9 ET · RD-ley 8/2019 · Registro horario digital 2026 · Sanciones LISOS · Biometría y RGPD · Terminales de fichaje

Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a registrar la jornada diaria de cada empleado. No hacerlo es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros. Muchas pymes siguen utilizando hojas de papel o Excel, que hoy pueden ser válidas si reflejan fielmente el horario real, pero son fáciles de modificar sin dejar rastro y el Ministerio de Trabajo prepara un registro horario digital que aún no está aprobado. Si su empresa necesita implantar o actualizar un sistema de control de accesos y fichaje, esta guía le indica qué exige la ley en 2026, qué tecnologías cumplen y cómo implantarlas.

Diario Hora de inicio y fin de cada jornada
4 años Conservación obligatoria de los registros
751-7.500 € Multa por infracción grave (LISOS)
Índice de contenidos

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Qué exige el RD 8/2019 sobre registro de jornada

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RD-ley 8/2019 de 8 de marzo, establece tres obligaciones concretas:

  • Registro diario: la empresa debe garantizar el registro del horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, también a tiempo parcial, en teletrabajo o con horario flexible.
  • Conservación: los registros se conservan durante cuatro años y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • Organización y documentación: el registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Deje por escrito el método elegido.

Qué no especifica la ley

La norma vigente no impone una tecnología concreta: un registro en papel o en hoja de cálculo puede ser válido si refleja de forma fiable el horario real de cada día. Aun así, un sistema digital con trazabilidad, como un terminal de fichaje o una aplicación, es mucho más fácil de defender. La razón es simple: un parte en papel puede alterarse a posteriori sin dejar rastro, mientras que un terminal electrónico genera un registro con fecha, hora, identificador del empleado y método de identificación.

Con la biometría hay que ir con cuidado. En su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023), la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que la huella o el rostro usados para identificar a una persona son datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD) y que su uso para el control de presencia es un tratamiento de alto riesgo, que exige una evaluación de impacto previa. Además, la AEPD considera que el Estatuto de los Trabajadores no contiene una autorización específica para usar biometría en el registro de jornada y que, por el desequilibrio de la relación laboral, el consentimiento del trabajador no sirve con carácter general. Por eso, antes de implantar huella o reconocimiento facial, consulte con su asesor de protección de datos y valore primero la tarjeta o el PIN.

Registro horario digital en 2026: qué cambia y qué no

Con la norma vigente, el fichaje electrónico no es obligatorio: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario, pero no fija el soporte. El Ministerio de Trabajo tramita un proyecto de real decreto de registro de jornada que cambiaría eso. Según el texto que sometió a audiencia pública en 2025, el registro tendría que:

  • Hacerse por medios digitales y ser objetivo, fiable y accesible.
  • Anotarse de forma personal, directa e inmediata por cada persona trabajadora al empezar y al terminar la jornada y cada pausa que no sea tiempo de trabajo.
  • Dejar rastro de cualquier modificación, con su autoría, y permitir que cada trabajador consulte y obtenga copia de sus fichajes.
  • Permitir el acceso de la Inspección de Trabajo en cualquier momento, también de forma remota.

A 2 de noviembre de 2026 ese real decreto no se ha publicado en el BOE, así que no está en vigor y su contenido final puede cambiar. Según el proyecto, entraría en vigor a los veinte días de su publicación.

Nuestra recomendación
Si va a implantar o renovar el sistema ahora, elija uno digital, con identificación personal de cada trabajador, registros que no se puedan cambiar sin dejar rastro y exportación de informes. Cumple la norma actual y le deja mejor preparado si se aprueba el registro digital.

Sistemas de fichaje: comparativa de tecnologías

El mercado ofrece distintas tecnologías para el registro de jornada. La elección depende del número de empleados, el tipo de centro de trabajo (oficina, nave, obra, comercio) y el presupuesto disponible. Esta tabla resume las opciones principales con sus ventajas y limitaciones.

Terminal con tarjeta RFID / Mifare o PIN Fiabilidad del registro: Alta · Ventajas: No trata datos biométricos, bajo mantenimiento, fácil de implantar · Limitaciones: Posibilidad de fichaje por delegación (un compañero usa la tarjeta de otro)
Terminal con huella dactilar Fiabilidad del registro: Muy alta · Ventajas: Evita la suplantación, identificación rápida · Limitaciones: Dato biométrico: alto riesgo según la AEPD, con evaluación de impacto y justificación muy exigente; problemas con manos sucias o húmedas
Terminal con reconocimiento facial Fiabilidad del registro: Muy alta · Ventajas: Sin contacto físico, rápido con mucha afluencia · Limitaciones: Dato biométrico, con las mismas exigencias que la huella; sensible a la iluminación
Aplicación móvil Fiabilidad del registro: Media-alta · Ventajas: Ideal para trabajadores itinerantes o en teletrabajo, sin hardware · Limitaciones: Depende del móvil del empleado, coste recurrente; la geolocalización es un tratamiento de datos adicional que hay que justificar
Hoja de papel / Excel Fiabilidad del registro: Baja · Ventajas: Sin inversión inicial · Limitaciones: Modificable sin traza, sin informes automáticos y difícil de acreditar

Para la mayoría de pymes con centro de trabajo fijo (comercio, oficina, nave, clínica), un terminal físico con tarjeta o PIN ofrece la mejor relación entre coste, fiabilidad y protección de datos. Los terminales de fichaje de nuestro catálogo, de marcas como ZKTeco y Safire, trabajan con software de presencia para gestionar los registros: ZKBioTime 8 en los ZKTeco y Safire Control Center en los Safire, según sus fichas.

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Cómo implantar un sistema de fichaje en su empresa

La implantación de un sistema de registro de jornada no se limita a instalar un terminal en la puerta. Requiere un proceso que garantice el cumplimiento legal y la aceptación por parte de los empleados.

Paso 1: elegir el sistema adecuado

Evalúe el número de empleados, los turnos de trabajo y el tipo de centro. Para una oficina con 10-30 empleados, un terminal de tarjeta o PIN es suficiente. Para una empresa con varias sedes, considere terminales conectados a un software centralizado en la nube. Para personal en campo (repartidores, técnicos de mantenimiento), combine terminal fijo con app móvil.

Paso 2: negociar con la representación legal

El Estatuto de los Trabajadores establece que el registro se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Si su pyme no tiene representación legal, decide la empresa, pero comunique por escrito a la plantilla el método elegido, los datos que se recogen y el plazo de conservación. Si se plantea usar biometría, revise antes con su asesor de protección de datos los criterios de la AEPD: exige una evaluación de impacto previa y justificar que no hay una alternativa menos intrusiva.

Paso 3: instalar y configurar el terminal

Los terminales de fichaje se instalan en pared junto al acceso principal del centro de trabajo, en un punto que no sea de acceso público. La conexión al software de gestión se realiza por Ethernet (recomendado) o WiFi. El alta de empleados consiste en asignar una tarjeta o un PIN a cada persona. La capacidad depende del modelo: el Safire SF-AC3012KEMD-IPW-B, por ejemplo, admite 3.000 usuarios y 100.000 registros, y el ZKTeco SC800, 50.000 tarjetas y 200.000 registros. Esa memoria local sirve de respaldo si se corta la conexión, pero no sustituye a la copia en el software.

Paso 4: conservar los registros

Los registros deben conservarse durante cuatro años, así que el software tiene que almacenarlos o exportarlos durante ese plazo. Establezca una rutina de copia de seguridad mensual. Algunos terminales trabajan además con software en la nube: el ZKTeco SC800, por ejemplo, es compatible con ZKBioTime 8 y con GoTime Cloud, según su ficha.

Para saber más
Si además del fichaje quiere controlar quién entra en cada zona, repase nuestra guía de control de accesos para empresas, y para ver qué sistemas de seguridad encajan en su actividad, consulte seguridad electrónica por sector.

Sanciones por incumplimiento e inspecciones

Incumplir las normas sobre registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). Las multas vigentes en 2026 son las del artículo 40.1.b, con las cuantías fijadas por la Ley 10/2021:

Grado mínimo Importe: 751 a 1.500 €
Grado medio Importe: 1.501 a 3.750 €
Grado máximo Importe: 3.751 a 7.500 €

El grado se decide según los criterios del artículo 39.2 de la LISOS: negligencia o intencionalidad, incumplimiento de advertencias y requerimientos previos de la Inspección, cifra de negocios de la empresa, número de trabajadores afectados y perjuicio causado. Además de la multa, no tener registro complica a la empresa demostrar la jornada real si un trabajador reclama horas extra no pagadas.

¿Multas por cada trabajador afectado?
Se han planteado reformas para multar por cada trabajador afectado, pero a 2 de noviembre de 2026 la LISOS en vigor no lo recoge para el registro de jornada: las cuantías son las de la tabla.

La Inspección puede comprobar el registro en una visita al centro de trabajo o pedirlo mediante un requerimiento. Disponer de un sistema electrónico que genera los informes de forma automática simplifica la respuesta.

Consulte la publicación oficial del RD-ley 8/2019 en el BOE para revisar el texto íntegro de la norma.

Recomendación de compra

Para cumplir con el registro de jornada de forma fiable y económica, nuestra recomendación se centra en terminales de fichaje profesionales con software de presencia. Todos admiten tarjeta y PIN, así que puede usarlos sin biometría:

  • Safire SF-AC3012KEMD-IPW-B (huella, tarjeta EM y PIN): terminal de presencia con pantalla de 2,8", 3.000 usuarios y 100.000 registros, conexión TCP/IP, WiFi y USB, batería de respaldo y software Safire Control Center. Precio actual: 120,65 €. La opción más económica para oficinas y pequeños comercios.
  • ZKTeco UA150PRO (huella, tarjeta EM y PIN): 3.000 huellas y 50.000 registros, pantalla de 2,8", TCP/IP, USB y relé para una cerradura, con software ZKBioTime 8. Precio actual: 286,90 €. Para pymes que quieren fichaje y apertura de una puerta en el mismo equipo.
  • ZKTeco SC800 (tarjeta EM/MF y PIN, sin biometría): carcasa IP65 e IK04, 50.000 tarjetas y 200.000 registros, TCP/IP, WiFi, RS485 y Wiegand, compatible con ZKBioTime 8 y GoTime Cloud. Precio actual: 406,60 €. Ideal para naves, talleres y accesos a la intemperie.
  • ZKTeco SpeedFace-V3L Lite RF (facial, tarjeta MF y PIN): pantalla táctil de 2,4", IP65, 3.000 tarjetas y 200.000 registros, TCP/IP y WiFi, con ZKBioTime 8. Precio actual: 247,00 €. Puede trabajar con tarjeta o PIN; use el reconocimiento facial solo si su análisis de protección de datos lo permite.

Si además del fichaje necesita controlar el acceso a puertas, modelos con relé como el ZKTeco UA150PRO pueden accionar una cerradura eléctrica, lo que permite unificar fichaje y control de accesos en un solo dispositivo. Y si la seguridad de su empresa incluye un sistema de alarma, consulte nuestros kits Ajax profesionales para una protección integral.

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Conclusión

El registro de jornada es obligatorio desde 2019 y su incumplimiento es una infracción grave. Hoy la ley no exige un soporte concreto, pero el registro horario digital que tramita el Ministerio de Trabajo apunta a sistemas electrónicos, personales y trazables. Un terminal de fichaje profesional con software de presencia, desde 120,65 € en nuestro catálogo, le facilita cumplir y acreditar la jornada ante la Inspección de Trabajo y, si elige un modelo con relé, unifica fichaje y control de accesos. No espere a recibir un requerimiento: consulte nuestros terminales de fichaje y control de presencia o llámenos al 628 142 859 para que le ayudemos a elegir el sistema adecuado para su empresa.

Fuentes oficiales (consultadas el 02/11/2026)

Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento laboral o de protección de datos de su empresa.

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Preguntas frecuentes sobre el fichaje obligatorio

No, a 2 de noviembre de 2026. El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019, pero la ley vigente no exige un soporte concreto. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que obligaría a registrar la jornada por medios digitales, aunque todavía no se ha publicado en el BOE. Si renueva ahora su sistema, elegir uno digital y trazable le deja preparado.
Depende del centro de trabajo. Para una oficina o comercio basta un terminal de tarjeta o PIN conectado por red al software de presencia; en naves, talleres o accesos exteriores conviene un equipo con carcasa IP65, como el ZKTeco SC800; y si además quiere abrir una puerta, elija un modelo con relé. Fíjese también en el número de usuarios y registros que admite y en que el software permita exportar los informes.
Las dos opciones son válidas con la norma actual. La app encaja con trabajadores itinerantes o en teletrabajo, pero depende del móvil de cada empleado y, si usa geolocalización, añade un tratamiento de datos que hay que justificar. El terminal fijo es más sencillo cuando la plantilla entra y sale por el mismo acceso. Muchas empresas combinan ambos.
Sí. El RD 8/2019 no establece ninguna exención por tamaño de empresa. Todas las empresas, incluidos los autónomos con empleados a cargo, están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. La única diferencia práctica es que, en empresas sin representación legal de los trabajadores, no hay que negociar ni consultar el sistema de registro: lo decide la empresa, que debe informar a la plantilla de cómo funciona y qué datos recoge.
Con la norma vigente, sí: la ley no impone una tecnología concreta, siempre que el registro refleje fielmente el horario real de cada día y se conserve cuatro años. El problema es que un archivo editable puede alterarse sin dejar traza y es más difícil de acreditar ante una inspección; un terminal de fichaje electrónico deja constancia de cada fichaje y de quién lo modifica. Además, el proyecto de real decreto de registro de jornada exigiría medios digitales con trazabilidad. Si hoy usa Excel, haga que cada trabajador firme sus registros mensualmente como medida mínima de respaldo.
Es muy difícil de justificar. La huella es un dato biométrico de categoría especial (artículo 9 del RGPD) y, según la guía de la AEPD de noviembre de 2023, su uso para el control de presencia es de alto riesgo: exige una evaluación de impacto previa y demostrar que no existe una alternativa menos intrusiva igual de eficaz. La AEPD considera además que el Estatuto de los Trabajadores no autoriza de forma específica la biometría para el registro de jornada y que el consentimiento del trabajador no sirve con carácter general. Consulte con su asesor de protección de datos antes de usarla. La alternativa sencilla son los terminales con tarjeta o PIN, que cumplen el registro de jornada sin tratar datos biométricos.
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese tiempo los registros permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Los terminales de fichaje guardan los fichajes en su memoria local (entre 50.000 y 200.000 registros en los modelos que recomendamos), pero lo seguro es archivarlos en el software de presencia y hacer copias de seguridad.
La empresa es la responsable de garantizar el registro, no el empleado. Si un trabajador olvida fichar, la empresa debe disponer de un protocolo para registrar la incidencia y completar el registro con el horario real. Conviene que la corrección quede identificada, con quién la hizo y por qué, y que el trabajador la conozca: así el registro sigue siendo fiable.
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